Das interne Kontrollsystem ist bei der täglichen Arbeit in den Gemeinden ein wichtiges Instrument zur Gestaltung transparenter Abläufe. Gleichzeitig stellt es auch eine Art Frühwarnsystem dar. Es wird etwa dazu genutzt, Risiken im Vorfeld zu identifizieren, Schwachstellen in den Verwaltungsabläufen der Organisation frühzeitig zu erkennen und das Kontrollbewusstsein bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu steigern.
Wozu ein internes Kontrollsystem?
Ein wirksames internes Kontrollsystem gilt als Chance für alle Beteiligten:
- Mehr Transparenz und somit mehr Sicherheit in allen Abläufen
Für jede bedeutsame Aktivität wird ein Soll-Arbeitsablauf festgelegt, der es allen Beteiligten und auch Dritten ermöglicht zu beurteilen, ob dem Planablauf auch tatsächlich entsprochen wird.
- Verbesserung und Optimierung der Arbeitsabläufe
Schwachstellen bzw. Verbesserungspotenziale sollen gemeinsam mit uns identifiziert und aufgedeckt werden, um in weiterer Folge eine Effizienzsteigerung des Arbeitsablaufes erreichen zu können.
- Einschränkung des Risikos von Fraud-Fällen
Funktionstrennung bei operativen und finanzwirtschaftlichen Transaktionen, indem diese Aktivitäten nicht in die alleinige Zuständigkeit von einer Person fallen.
- Vereinfachung von Prüfungen durch Rechnungshof oder Gemeindeaufsicht
Aufgrund einer lückenlosen Dokumentation von Abläufen, Kontrollen und anderen risikohemmenden Maßnahmen sind Sie bestens vorbereitet.
Wie können wir Sie unterstützen?
Abgaben, Steuern und Gebühren
- Kalkulation, Einsatzfaktoren, demografische Entwicklung, Bedarfsrechnungen, Maßnahmen zur Versorgungssicherheit und zur Vermeidung von Quersubventionen
- Einhebung
Aussenstandsmanagement
- Mahnwesen
- Vorschreibung von Säumniszuschlägen und anderen Zinsen
- Prozess bei Mahnsperren
- Einbringungsmaßnahmen
- Benchmarking
Vergabe und Aufnahme von Darlehen und Haftungen
- Vorliegen der Genehmigung, Verwaltung der Darlehen, Zinsen und Risikomanagement, Planungsrechnungen betreffend den Zukunftsbelastungen des Haushalts
- Dokumentation (v.a. Vollständigkeit der Haftungen), laufende Überwachung der bestehenden Inanspruchnahmerisiken, Rückforderungsprozess nach Ablauf von Haftungen, Vertragswesen
Subventionen und Investitionen
- Vergabeverfahren, Kontrolle der Einhaltung von Verträgen, Berichtswesen
- Bedarfserhebungen, Ausgabeverfolgung, Folgekosten und -erträge, Auswirkungen von Verschiebungen auf den zukünftigen Haushalt, Wirkungsanalyse