Global Mobility: Home Office in Deutschland

Unser Thema am People Thursday, dem 21. April 2022:

Covid-19-Sonderregelung läuft Ende Juni aus! A1-Bescheinigung nun vollelektronisch bei ÖGK verfügbar.

Durch die Covid-19-Pandemie und die damit verbundenen Reisebeschränkungen war eine Vielzahl von Mitarbeiter:innen gezwungen, ihre Tätigkeit ins (ausländische) Home Office zu verlagern. Da viele Covid-19-bedingte Sonderregelungen im steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Bereich am 30.6.2022 auslaufen, ist es empfehlenswert, sich mit den aktuellen und den zukünftig geltenden Regelungen auseinanderzusetzen. Im sozialversicherungsrechtlichen Bereich soll außerdem ein neues Tool der ÖGK die Beantragung von A1-Bescheinigungen vereinfachen.

Steuerliche Regelungen

Das Besteuerungsrecht für die Einkünfte aus unselbständiger Tätigkeit kommt gemäß Doppelbesteuerungsabkommen (OECD-Musterabkommen) grundsätzlich dem Ansässigkeitsstaat des:der Mitarbeiter:in zu. Wird die Tätigkeit jedoch in einem anderen Staat ausgeübt, dann kann sich dadurch ein Besteuerungsrecht für die Einkünfte aus unselbständiger Tätigkeit im Ausland erbeben. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn der Sitz des Arbeitsgebers in einem anderen Staat als der Ansässigkeitsstaat des:der Mitarbeitenden ist. Wird in einem derartigen Fall die Tätigkeit im Sitzstaat des Arbeitgebers ausgeübt, so kommt das Besteuerungsrecht für jenen Anteil der Bezüge, der auf Arbeitstage im Tätigkeitsstaat (in diesem Fall Sitzstaat des Arbeitgebers) entfällt, dem Tätigkeitsstaat zu. Arbeitet ein:e Arbeitnehmer:in aufgrund der Covid-19-Pandemie auch im Home Office im Ansässigkeitsstaat, der nicht dem Sitzstaat des Arbeitgebers entspricht, wird das Besteuerungsrecht auf Basis der Arbeitstage zwischen Ansässigkeitsstaat und Arbeitgeberstaat (Tätigkeitsstaat) aufgeteilt.

Für den Zeitraum der Covid-19-Pandemie wurde zwischen Österreich und Deutschland eine Konsultationsvereinbarung abgeschlossen, die vor allem im Bereich des pandemiebedingten Home Office viele Erleichterungen beinhaltet hat. So wurde bilateral zwischen Österreich und Deutschland vereinbart, dass Arbeitstage, an denen ein:e Arbeitnehmer:in die Tätigkeit nur aufgrund der Corona-Maßnahmen im Home Office ausübt, als in dem Vertragsstaat verbrachte Arbeitstage gelten können, in dem der:die Arbeitnehmer:in die Tätigkeit gewöhnlich ausgeübt hätte. Von dieser Regelung konnte durch eine Mitteilung an den Arbeitgeber und das zuständige Finanzamt des Ansässigkeitsstaats unter Zugrundelegung der Umstände Gebrauch gemacht werden.

Die Konsultationsvereinbarung mit Deutschland und die darin getroffenen Covid-19-Ausnahmeregelungen wurde letztmalig bis 30.6.2022 verlängert. Somit sind ab diesem Zeitpunkt wieder die allgemeinen Regelungen betreffend die Zuteilung des Besteuerungsrechts zu beachten.

Sozialversicherungsrechtliche Regelungen

Für Tätigkeiten innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz (im Folgenden als „Mitgliedstaaten” bezeichnet) gilt die Verordnung (EG) 883/2004. Gemäß dieser Verordnung ist immer nur das Sozialversicherungsrecht eines Staates anwendbar, auch wenn eine Person in mehreren Mitgliedstaaten tätig ist. Gemäß der Verordnung kommt grundsätzlich das Sozialversicherungsrecht des Wohnmitgliedstaats zur Anwendung, wenn die Person im Wohnmitgliedstaat zumindest 25% ihrer Tätigkeit ausübt. Werden weniger als 25% der Tätigkeit im Wohnmitgliedstaat ausgeübt, unterliegt die Person grundsätzlich den sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften des Staates, in dem das Arbeitgeberunternehmen seinen Sitz hat.

Durch die Covid-19-Pandemie und die mit ihr verbundenen Reisebeschränkungen war eine Vielzahl von Arbeitnehmer:innen gezwungen, ihre Tätigkeit nicht mehr am Sitz des Arbeitgebers, sondern im Home Office auszuüben. Für ausländische Arbeitnehmer:innen, die vor der Pandemie ausschließlich am Sitz des Arbeitgebers tätig waren, aufgrund der Pandemie nun aber zumindest 25% ihrer Tätigkeit vom Home Office aus erbringen, hätte dies einen Wechsel der Sozialversicherungszuständigkeit zur Folge.

Die EU-Verwaltungskommission hat in diesem Zusammenhang eine Sonderregelung geschaffen, wonach ausschließlich coronabedingtes Home Office an der Sozialversicherungszuständigkeit nichts ändern soll. Arbeitnehmer:innen sollen weiterhin unter das Sozialversicherungssystem fallen, unter das sie fallen würden, wenn die Covid-19-Pandemie nicht eingetreten wäre. Diese Sonderregelung soll nur noch bis 30.6.2022 gelten. Mitarbeiter:innen, die nach dem 30.6.2022 weiterhin zumindest 25% ihrer Tätigkeit im ausländischen Wohnmitgliedstaat (im Home Office) ausüben, unterliegen gemäß den allgemeinen Bestimmungen der VO (EG) 883/2004 der Sozialversicherungspflicht im Wohnmitgliedstaat.

A1-Bescheinigung

Wird ein:e Mitarbeiter:in regelmäßig in mehreren Mitgliedstaaten tätig (Multi-State-Worker) oder wird ein:e Mitarbeiter:in vom Arbeitgeber in einen anderen Staat entsendet, muss das sogenannte portable document (PD) A 1 (A1-Bescheinigung) beantragt werden. Mithilfe der A1-Bescheinigung kann im Ausland nachgewiesen werden, dass der:die Mitarbeiter:in den sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften eines Mitgliedstaats unterliegt. Unter einer Entsendung wird allgemein die weisungsbezogene Aufnahme einer Tätigkeit in einem anderen Mitgliedstaat für ein inländisches Unternehmen im Rahmen eines Dienstverhältnisses nach dem ASVG verstanden. Auch eine Entsendung von wenigen Stunden ist eine Entsendung im Sinne der VO (EG) 883/2004. Es ist zu beachten, dass daher auch jede Dienstreise in einen anderen Mitgliedstaat eine Entsendung im Sinn der VO (EG) 883/2004 darstellt, selbst wenn sie nur einen Tag oder wenige Stunden dauert. Es ist daher erforderlich, auch für kurze Dienstreisen eine A1-Bescheinigung zu beantragen. Es ist zu beachten, dass beim grenzüberschreitenden Arbeitseinsatz zusätzlich zur A1-Bescheinigung in manchen Staaten weitere Dokumente oder Meldungen erforderlich sind. Die Antragstellung sollte bereits vor Antritt des grenzüberschreitenden Einsatzes elektronisch via ELDA erfolgen. Es gibt folgende Arten von A1-Bescheinigungen:

E1 – Entsendung einer:eines Arbeitnehmenden in einen anderen Mitgliedstaat
E2 – Beschäftigung für einen Arbeitgeber in mehreren Mitgliedstaaten
E3 – Beschäftigung für mehrere Arbeitgeber in mehreren Mitgliedstaaten
E4 – Selbständige und unselbständige Tätigkeit in verschiedenen Mitgliedstaaten

Seit 1.4.2022 ist eine neue Software der ÖGK in Betrieb. Mithilfe des neuen Tools werden Anträge auf die Ausstellung von A1-Bescheinigungen nunmehr vollelektronisch abgewickelt. Die vollelektronische Abwicklung hat neben der verkürzten Bearbeitungszeit den weiteren Vorteil, dass Anträge gemäß ÖGK-Auskunft sogar außerhalb der regulären Geschäftszeiten bearbeitet werden, also auch am Wochenende.

Zurzeit ist es jedoch nur möglich, Anträge auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung für Entsendungen in einen Mitgliedstaat und in das Vereinigte Königreich (E1) sowie Anträge auf Ausstellung einer Entsendebescheinigung für Entsendungen in Vertragsstaaten mit bilateralem Abkommen über das neue Tool abzuwickeln. Für die Anträge E2, E3 und E4 ist eine Umstellung auf das neue System erst Anfang 2023 geplant.

Fazit

Nach einer mehr als zwei Jahre dauernden Covid-19-bedingter Ausnahmesituation soll die Rückkehr zu den sozialversicherungsrechtlichen und steuerrechtlichen Vor-Pandemie-Regelungen erfolgen. Da viele Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen weiterhin die (teilweise) Tätigkeit im Home Office ermöglichen möchten, ist insbesondere eine Überprüfung der sozialversicherungsrechtlichen Zuständigkeit vorzunehmen. Das neue Tool der ÖGK ermöglicht bei Entsendungen eine vollelektronische Beantragung und Ausstellung von A1-Bescheinigungen und erhöht dadurch die Flexibilität im grenzüberschreitenden Mitarbeiter:inneneinsatz.

Autor:innen:

Cornelia Stangl
cornelia.stangl@bdo.at
+43 5 70 375 - 1194

Philipp Sabukoschek
philipp.sabukoschek@bdo.at
+43 5 70 375 - 1526

Ansprechpartnerin:

Sprechen Sie mit unserer BDO Expertin für Global Mobility Katja Reichl

katja.reichl@bdo.at
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